Parlando della Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e dei suoi strumenti, quali firma digitale e firma elettronica, si è già detto molto in merito al cambiamento che questo settore sta affrontando. Fino ad ora abbiamo visto come quest’evoluzione stia avvenendo nel processo di creazione dei dati. In quest’articolo affronteremo invece il tema della conservazione e della dematerializzazione dei documenti.

Cos’è la dematerializzazione?

Prima di addentrarci nell’argomento, occorre fare una precisazione in merito alla differenza che c’è fra dematerializzazione e digitalizzazione.

La dematerializzazione implica la creazione di copie informatiche di documenti originali cartacei. Infatti, se redatte secondo la legge, le copie informatiche hanno la stessa efficacia probatoria e validità legale degli originali cartacei dai quali sono state create.

La digitalizzazione, invece, comprende la creazione, la gestione e la conservazione dei documenti nativi digitali e di quelli informatici ottenuti tramite digitalizzazione di originali cartacei.

La trasformazione digitale delle aziende parte dalla Dematerializzazione, dalla PEC, dalle firme digitali e dalla fatturazione elettronica. Questo processo implica il progressivo passaggio dal cartaceo ai file digitali. Come tutti i processi evolutivi della PA, l’obiettivo è quello di snellire le pratiche burocratiche. Ma non solo, anche i vantaggi economici e produttivi sono notevoli, per non parlare di quelli relativi alla tutela ambientale.

Considerando il procedimento di dematerializzazione come un processo e non come una mera distruzione cartacea, si possono porre in evidenza tutti i vantaggi che la digitalizzazione porta all’interno di aziende e PA. Questo passaggio implica una trasformazione non solo dei documenti, ma anche il passaggio dagli archivi fisici a quelli informatici. L’obiettivo è pertanto quello di una vera e propria reingegnerizzazione dei flussi documentali. Ciò implica una digitalizzazione volta ad eliminare il documento informatico così come lo conosciamo al fine di introdurre record ed informazioni.

E invece in cosa consiste la conservazione documentale?

La corretta conservazione dei documenti in formato digitale costituisce un fattore di primaria importanza per la sostenibilità del processo di dematerializzazione. Ciò favorisce a garantire anche che documenti e informazioni siano conservati in modo integro, autentico, accessibile e leggibile.
Legalmente, tutti i documenti dematerializzati, o realizzati già in digitale, conservano validità giuridica come quelli redatti su supporto cartaceo.

Mediante strumenti matematici e statistici alla base delle metodologie di analisi, la conservazione digitale dei documenti consente quindi di condurre indagini mirate all’ottimizzazione della pratica. La conservazione digitale, inoltre, include tutti i processi che consentono di conservare i documenti di natura digitale, secondo la norma.

La conservazione sostitutiva invece è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale e la sua conservazione secondo quanto sancito dalla norma. Questo processo richiede l’utilizzo di appositi strumenti per la digitalizzazione e l’autenticazione dei documenti come lo scanner e la firma digitale. Le copie digitalizzate di documenti dematerializzati, rilasciate da enti autorizzati, possono considerarsi a norma se dotate di firma in digitale, o elettronica. Lo scopo di questi strumenti è quello di assicurarne la validità legale.

Secondo l’art. 3 del Decreto del 17/06/2014 emanato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che siano rispettate le norme del Codice Civile, le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.
Inoltre, la conservazione deve essere effettuata in modo tale che siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione ai dati essenziali.