L’Archiviazione elettronica dei documenti è l’attività che garantisce la memorizzazione di essi su un supporto digitale. È quindi un processo affine all’archiviazione cartacea tradizionale, ma ne differisce per la tipologia di supporto utilizzata. Grazie all’archiviazione digitale si possono sostenere politiche di lavoro più agili e puntare all’elaborazione di strategie data-driven.

L’archiviazione non va però confusa con la conservazione. L’archiviazione consiste nella collocazione protocollata in uno specifico repository. Questo riguarda sia i documenti cartacei che quelli informatici. La conservazione, invece, dona valore giuridico ai documenti conservati digitalmente, è obbligatoria nella Pubblica Amministrazione e consigliata anche per il settore privato e aziendale. Il processo inizia con la conversione e memorizzazione del documento in formato digitale, in secondo luogo vengono apposti firma digitale, marca temporale e altri metadati da parte del responsabile della conservazione.

I lati positivi dell’archiviazione digitale

Grazie all’archiviazione elettronica dei documenti si ha una progressiva ottimizzazione dei processi amministrativi, ma non solo. Infatti, non si tratta semplicemente di convertire dal supporto cartaceo al formato digitale contratti, modulistica, report e documenti condivisi, ma di tradurne i contenuti mediante piattaforme dedicate e specifici protocolli informatici. Grazie a questo processo i contenuti si trasformano in dati accessibili da qualsiasi utente e sistema aziendale.

L’introduzione di software per l’archiviazione di documenti digitali ha generato numerosi benefici. Fra questi di fondamentale importanza è la riduzione dell’inefficienza (minori tempi di gestione rispetto alla carta, meno probabilità di errori di distrazione, ecc.); la possibilità di disporre di file inalterabili nel tempo (oltre che di poter tracciare chi e quando ha eventualmente apportato modifiche); la disponibilità di qualsiasi informazione in qualunque momento in azienda e, sfruttando il cloud, anche dovunque si voglia. Inoltre, anche dal punto di vista economico le aziende traggono un copioso guadagno da questa digitalizzazione. Ciò è possibile grazie all’eliminazione dei costi di stampa, di imbustamento, di personale addetto alla gestione dei costi di archivio, ecc.

Le funzionalità base di un software di gestione documentale sono quelle necessarie per occuparsi di tutto il workflow, dalla creazione di file digitali alla conservazione a norma. A queste si aggiunge tutta una serie di opzioni aggiuntive, attivabili in base alle esigenze dell’utente. Tali possono essere: le funzioni necessarie per la fatturazione e firma elettronica, quelle relative alla redazione DDT (Documenti di trasporto) per gestire gli ordini NSO (Nodo di Smistamento) degli ordini, ecc.

Sicurezza digitale

La sicurezza e la riservatezza in ambito digitale sono garantite da tecnologie specifiche. Queste possono essere sistemi di profilazione dell’utente che accede ai dati, tecniche di crittografia, ma anche processi di backup in caso di incidenti e minacce agli ambienti IT, ecc. La possibilità di utilizzare software di archiviazione e digitalizzazione aziendale in cloud, innalza le performance e la produttività. Ciò perché questi rendono estremamente capiente la possibilità di archiviazione e consentono l’accesso a dati e informazioni ovunque ci si trovi. Soluzioni di questo tipo devono, ovviamente, basarsi su infrastrutture tecnologiche che garantiscano la fruibilità delle informazioni in ogni momento e luogo.

La soluzione migliore sembra quindi essere quella di scegliere interfacce user friendly ed entrare in possesso delle licenze dei software per archiviazione digitale più adatti a soddisfare le esigenze dell’impresa. Inoltre, è di fondamentale importanza lavorare sul change management. Questo per favorire la cultura dell’innovazione tra i collaboratori meno propensi ad abbandonare i metodi tradizionali e i supporti cartacei. Ma anche per sostenere il processo di trasformazione senza soluzione di continuità.

Security e normativa

I documenti contengono sempre dati sensibili e sono quindi soggetti alla regolamentazione sulla privacy. Infatti, la garanzia di sicurezza e protezione dei dati è un requisito imprescindibile per la gestione elettronica documentale. Inoltre, dei software robusti e sicuri, consentono una business continuity di tutti i processi aziendali.

Il compito dei software di archiviazione non è solo quello di digitalizzare i documenti. Si occupano anche di prevedere sistemi di storage con adeguata memoria di archiviazione, di accessibilità e soprattutto di data protection. È poi fondamentale costruire intorno a questo repository un ecosistema di tool e servizi che permettano ad applicativi ed utenti di creare, modificare, salvare, inviare e condividere qualsiasi tipo di documento su qualsiasi tipo di supporto. Le aziende devono poi attenersi ai requisiti per il corretto trattamento dei dati personali previsti dal GDPR e le soluzioni avanzate di riconoscimento delle identità digitali, premesse indispensabili per poter attivare la firma elettronica.

Infine, i software utilizzati devono essere scalabili, ossia devono consentire all’azienda di aumentare o diminuire il numero degli utenti o delle funzioni utilizzate in base alle necessità, ai picchi di lavoro, ecc. Fondamentali sono, a questo proposito, anche le funzioni di load balancing e fault tolerance.